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华北水利水电大学实验室及仪器设备信息收集和管理办法
作者:华北水利水电大学 点击数:次 更新时间:2015-08-29 16:32
第一章  总  则
第一条  为规范实验室和仪器设备信息收集和管理工作,根据学校有关规定和要求,结合实验室及仪器设备材料的特点,制定本管理办法。
第二条  实验室及仪器设备的信息收集和管理工作,是进行实验室建设、管理和使用维护仪器设备的重要资料和条件之一,学校职能部门和各实验室及仪器设备使用单位都应当高度重视,积极、认真、完整地收集和积累有关档案资料。
第三条  实验室及仪器设备信息收集和管理工作,应当坚持集中统一管理和便于开发利用的原则,同时实行岗位责任制。
第四条  为了确保信息收集的完整和准确,此项工作应当与实验室规划、建设、实验教学、仪器设备计划编制、采购供应和使用管理工作紧密结合,各有关单位应当将此项工作纳入年度工作计划和有关人员的职责范围,在布置、检查、总结、验收各项业务工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
 
第二章  实验室及仪器设备信息收集、归档范围
第五条  凡是能够反映实验室工作和仪器设备管理工作,并对日后工作具有查阅和利用价值的各种文件、材料、图表、工作计划、总结、会议记录等文件材料及其它各种载体形式(包括照片、光盘、磁盘、录像等)的记录材料,均属收集、归档范围。具体可分为以下两类:
(一)实验室建设与管理类:主要包括实验室管理部门和基层实验室在实验室建设(包括实验室条件建设和队伍建设)、实验教学、实验室综合管理工作过程中所形成的文件材料、文字材料和声像材料等。
(二)仪器设备类:主要包括仪器设备管理部门、使用部门在设备购置和管理工作中形成的文件材料、各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(单台价值在10万元以上)的全套随机技术文件及在采购、验收、使用、维修和改造工作中所产生的文件材料。
第六条  实验室及仪器设备归档内容主要包括下列类目:
(一)JS---实验室建设
序号             保管期限
1 上级有关实验室建设方面的文件材料 长 期
2 实验室论证、评估、申报、审批、检查材料 永 久
3 实验室建设发展规划、计划、总结、简报 永 久
4 实验室建设年度统计材料
(1)实验室用房
(2)实验室队伍基本情况
永 久
5 有关实验室管理的规章制度及其它材料 长 期
 
(二)JX --- 实验教学、科研
序号          保管期限
1 各专业教学计划、大纲 永 久
2 各专业实验建设要求、进度表、安排表等 长 期
3 实验教学计划表、实验实施表及学年汇总 长 期
4 实验室开出实验项目学年汇总 长 期
5 实验项目简介 长 期
6 实验总结、实验指导书 长 期
7 实验室科研管理文件 长 期
8 实验室科研项目清单表 长 期
9 实验室科研总结报告、实验室科研日程工作记录表 长 期
10 实验室科研项目学生实验报告等 长 期
11 电化教学有关材料 短 期
 
(三)SB --- 仪器设备项目
序号       保管期限
1 申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录) 长 期
2 上级或主管领导批复和准购批示 长 期
3 定购合同,会谈纪要、记录 长 期
4 进口设备过程中有关商务文件 长 期
5 开箱记录及装箱单 长 期
6 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 长 期
7 验收报告及其它验收材料、发票复印件 长 期
8 索赔来往函件及结果文件 长 期
9 设备说明书及全套随机文件 与设备共存
10 使用、检修、故障、事故记录(设备履历书) 与设备共存
11 重大事故的调查分析及处理材料 与设备共存
12 技术改造、开发过程形成的技术文件材料 与设备共存
 
(四)CZ --- 资产核查处置
 1 交付使用的固定资产清册 永 久
2 实验室清产核资年度情况汇总 永 久
3 报废清单 永 久
4 教学科研仪器设备学年汇总 永 久
5 其他仪器设备分类汇总 永 久
 
不属于以上类目而对学校和社会当前和长远具有查阅、利用价值、参考价值和凭证作用的有关文件、文字材料,也应归档保存。
 
第三章  收集、立卷和管理
第七条  学校实验室与设备管理处是学校实验室及仪器设备档案材料的形成积累、汇总部门,设置兼职档案员集中管理本校的实验室及设备的文件材料,实验室管理科、设备科、国有资产管理科和各实验室与设备使用单位都应当指定专人负责实验室及仪器设备文件的收集、积累和管理工作。
第八条  实验室建设过程中形成的档案材料,由学校实验室与设备管理处负责收集、积累,整理组卷后移交校学校档案馆;实验教学和科研工作中形成的档案材料,由各实验室留存3年备查;仪器设备采购、验收、安装调试、索赔过程中形成的管理性文件和技术文件,由学校实验室与设备管理处负责收集、积累,整理组卷后移交校学校档案馆;仪器设备使用管理、账务管理、报废管理和清产核资中形成的文件、资料,由学校实验室与设备管理处负责整理、组卷后学校档案馆。
第九条  价值10万元以上的大型精密仪器设备(包括虽不满10万元但系直接进口的仪器设备)的开箱验收,应当有学校设备管理职能部门参加,以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的开箱验收工作,并现场回收技术资料和装箱资料。凡档案材料缺失的,设备科应当暂缓结算,由厂家补齐资料后,方可办理相应手续。
第十条  各实验室及仪器设备使用单位负责人,应当认真抓好有关文件材料的形成、积累和管理工作,对实验室及设备工作过程中的活动做完整的记录,确保文件材料的完整、系统和准确。
第十一条  凡归档的文件材料应当准确、真实且是原件,要求文件材料质地优良、书写工整、字迹清晰,文字材料应当用钢笔书写或打印机打印。
第十二条  实验室及仪器设备档案应当力求文件材料的完整齐全,分类清楚,卷内文件应排列有序。
第十三条  实验室及仪器设备文件材料应当由形成部门负责立卷,实验室管理工作和仪器设备验收完成,进口设备索赔期满后,学校实验室与设备管理处应当及时将所形成的文件材料整理组卷。
第十四条  根据文件材料的形成规律以及文字材料的内容、价值、数量和载体形式的实际情况,在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下,将每一工作项目下的文件材料进行系统整理,组成一个或者若干个案卷。案卷质量要求可按有关规定执行。
 
第四章  验收和清查
第十五条  由学校实验室与设备管理处填写移交目录,内容包括文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式两份,将移交目录连同案卷送科室负责人审查,定期移交档案室,归档时双方签字,各持一份备查。
第十六条  仪器设备档案及目录的归档时间为设备验收完毕投入使用后2个月,引进仪器设备为索赔期满后2个月;实验室建设和管理过程所形成的档案材料,各实验室应在每年12月向学校实验室与设备管理处移交。
第十七条  对于因条件限制,职能部门未收集,暂留实验室保管的仪器设备随机资料和其它管理文件,实验室应登记造册,落实专人保管,并将造册清单一份交学校实验室与设备管理处备查。
第十八条  学校实验室与设备管理处对处内所保管的档案,每年按存档目录进行检查或者抽查,并牵头对各实验室档案收集整理及归档工作进行检查。
第十九条  各实验室应当有专人负责高等学校实验室信息统计数据的收集、整理、汇总和上报,上报内容要准确、客观,每年9月1日以前,报送学校实验室与设备管理处汇总、整理、形成软盘和报表,上报教育部。
 
第五章  附  则
第二十条  本办法自印发之日起施行。
第二十一条  本办法由学校实验室与设备管理处负责解释。

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